في بداية عام 1441 هـ، واجهت عمادة شؤون هيئة التدريس والموظفين تحديات صعبة في جميع وحداتها لدخول نظام الموارد البشرية ERP حيز التنفيذ وانتقال العمادة من الأعمال الورقية إلى الأعمال الإلكترونية على مدار العام، حيث تحولت من العمل اليدوي ومعالجة البيانات وتوثيقها، لتشهد العمادة طفرة وإنجازات غير مسبوقة في مجال التحول الرقمي.
ويمكن تلخيص هذه المنجزات للمعاملات الواردة والصادرة إلى العمادة من خلال برنامج معاملتي للعام 1441 -1442هـ:
يوضح الشكل رقم (1) عدد المعاملات الواردة والصادرة لعمادة شؤون هيئة التدريس والموظفين خلال العام 1441 -1442 هـ والتي تصل إلى 34927 معاملة.
الشكل (1) عدد المعاملات الواردة والصادرة خلال العام 1441-1442هـ.
كما يوضح الشكل رقم (2) نسبة المنجزات والتي تصل إلى 99.57 % خلال العام 1441-1442هـ وكذلك نسبة التأخير التي لا تتجاوز .5 0 %.
الشكل (2) نسبة إنجاز المعاملات خلال العام 1441-1442هـ.
وحرصًا من العمادة على تفعيل مهام جميع الإدارات والوحدات التابعة لها، والاستغلال الأمثل للموظفين وكفاءة إدارة الموارد البشرية تهتم العمادة بإشراك جميع منسوبيها كل فيما يخصه بالقيام بالأعمال المنوطة به أو وحدته؛ لمشاركة المعرفة وضمان إتمام العمل وفكرة تدوير العمل بين منسوبيها، حيث تقوم العمادة بتحويل المعاملات إلى الوحدات إلكترونيا؛ لضمان المتابعة وإشراك المنسوبين بالعمل؛ للوصول إلى أهداف العمادة وواجباتها.
حيث يوضح الشكل (3) توزيع المعاملات على الإدارات والوحدات الداخلية للعمادة.
الشكل (3) المعاملات الداخلية خلال العام 1441-1442هـ.
المنجزات
تقوم بإجراءات جميع صرف الرواتب والبدلات لأعضاء هيئة التدريس والموظفين على النحو التالي:
- تأدية المستحقات الشهرية مثل: الرواتب، والبدلات، واستحقاق الإجازات.
- إعداد وتأدية الاستحقاقات الأخرى مثل: بدل التعليم وجامعة ناشئة.
- أقساط الرواتب المتأخرة، الانتدابات.
- التعديلات التي تطرأ على الرواتب مثل: الحسومات، وايقاف الصرف، والترقيات.
- إعداد خطابات استرداد المبالغ غير المستحقة.
- تسجيل المسيرات على منصة اعتماد.
ويوضح الجدول رقم (1) إنجازات هذا الوحدة في العام 1441- 1442هـ:
الجدول رقم (1) إنجازات وحدة إدارة الراتب والبدلات في العام 1441- 1442هـ:
الوحدة | عدد المعاملات | ملاحظات |
|---|---|---|
وحدة البدلات | 139 | مجالس الجامعة، مجلس الكليات، مجلس القسم، اللجان الدائمة، مكافأة خارج الدوام، المجلس العلمي. |
الانتدابات | 48 | انتداب، مكافأة تميز دورة، مكافأة تدريبية. |
رواتب الموظفين | 147 | مسيرات الرواتب، بدل كتب ومراجع، بدل ترحيل، بدل طباعة رسالة الماجستير، الاعتمادات، مكافأة فارز بريد، مكافأة مباشرة الأموال العامة، بدل طباعة رسالة الدكتوراه وغيرها. |
الإركاب | 8 | تعويض تذاكر لغير السعوديين. |
وحدة أعضاء هيئة التدريس | 19 | بدل سكن، نفقات مدرسية. |
المجموع | 366 |
|
المنجزات
تقوم بجميع إجراءات التعيين للسعوديين والتعاقد مع غير السعوديين، وكذلك إجراءات التعاقد مع السعوديين على البنود المختلفة، وما يتبعها من حصر للوظائف وتوثيقها ومطابقتها، والإعلان عنها، ومتابعة إجراءات التعيين، أو التعاقد، أو إجراءات النقل والتوثيق.
المنجزات
حرصًا من العمادة لتمكين وتسريع عملية التحول الرقمي تحرص العمادة على استخدام نظام الأرشفة الخاص بالجامعة (ليزر فش)؛ لأرشفة جميع الخطابات الإدارية والمالية والحركات الوظيفية لجميع منسوبي الجامعة.
ويمكن تحديد مهام وحدة الأرشفة كالتالي:
- أرشفة المعاملات الورقية بكافة أنواعها.
- إعداد مواصفات إدخال بيانات لكل نوع معاملة.
- بناء قاعدة بيانات ورقية لمنسوبي الجامعة وفقًا لأنظمة الوثائق والمحفوظات.
ويوضح الجدول رقم (2) إنجازات هذا الوحدة في العام 1441- 1442هـ:
الجدول رقم (2) إنجازات وحدة الأرشفة في العام 1441- 1442هـ:
الإجراء | 1441 هـ | 1442 هـ |
|---|---|---|
عدد عمليات إنشاء ملف إلكتروني جديد | 30 | 20 |
عدد عمليات الأرشفة | 13500 | 14400 |
عدد الوثائق التي تم أرشفتها | 20500 | 22700 |